بسیاری از نویسندگان مقاله علمی خوبی دارند اما فایلشان هنوز Journal Ready نیست. این راهنما به شما نشان می‌دهد قبل از ارسال، چه اجزایی از فرمت و استایل باید اصلاح شود.
فرمت مقاله فقط زیبایی ظاهری نیست
خیلی‌ها فرمت‌بندی را با «زیباسازی» اشتباه می‌گیرند. در حالی که برای ژورنال، فرمت مقاله بخشی از استاندارد ارتباط علمی است. وقتی عنوان‌ها، جداول، شکل‌ها، رفرنس‌ها و فایل‌ها بر اساس دستورالعمل مجله تنظیم شوند، خواندن و ارزیابی مقاله برای ادیتور و داور ساده‌تر می‌شود.
از طرف دیگر، بی‌توجهی به فرمت معمولاً این پیام را منتقل می‌کند که نویسنده با فرآیند نشر علمی آشنا نیست یا برای جزئیات وقت نگذاشته است. همین برداشت اولیه، روی ذهنیت ادیتور اثر می‌گذارد.
کدام بخش‌ها معمولاً باید قبل از ارسال تغییر کنند؟
هدینگ‌ها و ساختار بخش‌ها
چیدمان بخش‌ها باید با الگوی ژورنال هماهنگ باشد؛ مثلاً ساختار IMRaD یا هر الگوی اختصاصی دیگر.
رفرنس‌ها و Citation
سبک APA، Vancouver، Harvard یا الگوی اختصاصی ژورنال را دقیق اجرا کنید.
شکل‌ها، جداول و کپشن‌ها
شماره‌گذاری، کیفیت، مکان قرارگیری و سبک کپشن‌ها معمولاً نیازمند بازبینی‌اند.
چکیده و کلیدواژه‌ها
برخی ژورنال‌ها چکیده ساختاریافته می‌خواهند و برخی ساده. تعداد کلمات و تعداد کلیدواژه‌ها نیز مهم است.
فایل‌های قابل‌ارسال
گاهی فایل Word لازم است، گاهی PDF و گاهی فایل جداگانه برای شکل‌ها یا Supplementary Data.
جزئیات ظاهری
فونت، فاصله خطوط، شماره صفحات، Line Number، Running Head و Highlightها بسته به ژورنال فرق دارند.
چگونه Author Guidelines را به کار اجرایی تبدیل کنیم؟
یکی از خطاهای رایج این است که نویسنده راهنمای ژورنال را می‌خواند اما آن را به یک برنامه کاری تبدیل نمی‌کند. بهترین روش این است که راهنما را به چند سرفصل عملی بشکنید: ساختار متن، شکل‌ها و جداول، استنادها، فایل‌های جانبی و نکات سامانه سابمیت. سپس برای هر کدام وضعیت «انجام شد / نیاز به اصلاح» تعیین کنید.
راهنما را خلاصه کنید
نکات قابل‌اقدام را در یک برگه یا جدول جداگانه یادداشت کنید، نه اینکه فقط صفحه ژورنال را باز نگه دارید.
نسخه نهایی مقاله را تطبیق دهید
از عنوان‌ها تا رفرنس‌ها، هر بخش را با چک‌لیست خودتان تطبیق دهید.
فایل‌ها را استانداردسازی کنید
اگر ژورنال الگو یا Template داده، بهتر است نسخه نهایی را تا حد ممکن به همان نزدیک کنید.
آزمایشگاه فرمت‌سنجی
قبل از ارسال، این چهار محور را امتیازدهی کنید.
بخش‌های مقاله با الگوی مجله هماهنگ‌اند؟
سبک Citation و References یکدست و کامل است؟
شکل‌ها و جداول قابل‌خواندن، تمیز و درست برچسب‌گذاری شده‌اند؟
نسخه‌های لازم (Blind, Title Page, PDF, Figure files) آماده‌اند؟
اشتباهات رایج فرمت‌بندی قبل از ارسال
- استفاده از فرمت عمومی مقاله برای همه ژورنال‌ها.
- باقی گذاشتن ردِ Track Changes یا Commentها در فایل.
- نقص در شماره‌گذاری شکل‌ها، جداول یا کپشن‌ها.
- ناهماهنگی میان Citationهای درون متن و فهرست منابع.
- بی‌توجهی به جزئیات ظاهراً کوچک مثل تعداد کلمات چکیده یا تعداد کلیدواژه‌ها.
فایل علمی خوب، وقتی Journal Ready می‌شود که فرمت آن هم درست باشد
اگر می‌خواهید پیش از ارسال مقاله، فایل شما از نظر ترجمه، ساختار، فرمت، رفرنس‌ها و آمادگی برای ژورنال بررسی شود، از چکاپ هوشمند و خدمات تخصصی برناترجمه استفاده کنید. این کار باعث می‌شود قبل از فشردن دکمه Submit، ریسک خطاهای قابل‌پیشگیری را پایین بیاورید.
مطالعه تکمیلی در همین خوشه
پیوند با خوشه‌های دیگر برناترجمه
آیا می‌توان فرمت را فقط بعد از پذیرش اصلاح کرد؟
بعضی جزئیات شاید بعداً هم قابل اصلاح باشند، اما بسیاری از ژورنال‌ها از همان ابتدا روی نظم فایل و رعایت راهنما حساس‌اند. بهتر است از اول استاندارد عمل کنید.
فرمت‌کردن مقاله با Word کافی است یا باید نرم‌افزارهای دیگری هم به‌کار ببریم؟
در بسیاری از ژورنال‌ها Word کافی است، به شرطی که با دقت و مطابق راهنما استفاده شود. در برخی حوزه‌ها یا مجلات، LaTeX یا قالب‌های اختصاصی هم لازم است.
منابع و استانداردهای پیشنهادی برای پیگیری بیشتر
- وب‌سایت ژورنال هدف و بخش Author Guidelines / Instructions for Authors
- صفحه Aims & Scope، Editorial Policies و Publication Ethics مجله
- سامانه سابمیت ژورنال و راهنماهای مربوط به فایل‌ها و متادیتا
- دستورالعمل‌های کمیته اخلاق نشر (COPE) برای تصمیم‌های اخلاقی و نگارشی
- در صورت استفاده از الگوهای Word یا LaTeX ژورنال، همیشه نسخه نهایی PDF را هم بررسی کنید.
آیا نیاز به 
