بسته به پیچیدگی متن، ترجمه کردن یک پاراگراف متشکل شده از تقریبا صد کلمه، می‌تواند بین ده دقیقه تا نیم ساعت طول بکشد؛ و طبق همین منطق، ترجمه کل یک صفحه در حدود 400 کلمه در مایکروسافت ورد بین سی دقیقه تا یک ساعت طول می‌کشد. به طور كلي، این زمان‌ها زمان‌هایی است که براي ترجمه یک متن ساده نياز است. در نظر داشتن این شرايط، برای محاسبه مهلت یک سفارش ترجمه بزرگتر، زیاد سخت نیست.

محاسبه مهلت ترجمه همیشه ساده نیست.

اگر ترجمه نیازمند مراحل مختلف باشد، اين كار چگونه انجام مي‌شود؟ اگر یک سفارش بسيار بزرگ باشد و نیاز به چند مترجم داشته باشد چه؟ اگر متن نیازمند پیش ویرایش یا قالب بندی باشد و یا حتی نیازمند مرحله پیش ویرایش زبانی باشد چطور؟ و اگر چک کردن کیفیت نهایی ضروری باشد چه؟ این جنبه‌های ترجمه است که باعث می‌شود محاسبه مهلت ترجمه پیچیده شود.

برنامه‌ریزی، وظیفه مدیر سفارش است

این بدان معنی است که برنامه‌ریزی بسیار دقیق برای هر مرحله از این سفارش‌های مهم ضروری است. مدیر سفارش باید این وظیفه را انجام دهد؛ و شخصی که سفارش را بر عهده مي‌گيرد، باید مطمئن باشد كه مي‌تواند تمام مراحل ترجمه را مهلت زمان اعلام شده تحويل دهد.

در حين مرحله برنامه‌ریزی، مدیر سفارش باید تمام عواملی را که مستقیماً بر کیفیت سفارش تأثیر می‌گذارند، در نظر بگیرد، مثل زمان تحويل مشتری‌، پیچیدگی متن، تعداد فایل‌ها، منابع موجود، قالب و غیره. هر یک از این متغیرها در برنامه ريزي دخيل هستند. معمولاً برنامه‌ریزی قبل از شروع سفارش تكميل خواهد شد، با این حال، بعضی موسسات قبل از شروع سفارش یک برنامه‌ریزی مقدماتی در نظر دارند كه هنگام ثبت سفارش ترجمه مفید خواهد بود.

صرف نظر از اینکه شما برنامه‌ریزی را قبل از شروع ترجمه یا هنگام ثبت سفارش انجام مي‌دهيد، وجود يك برنامه‌ریزی دقیق برای سفارش‌های بزرگ که اغلب به مراحل و منابع زیادی نیاز دارند، ضروری است.

ابزار برنامه‌ریزی

ابزارهایی در دسترس است که می‌تواند برای انجام یک برنامه‌ریزی موثر بسیار مفید باشد. یکي از اين ابزارها، MS Project است که استفاده از آن بسيار آسان است. این ابزار شبیه صفحه گسترده اکسل است و به شما اين امکان را می‌دهد كه در هر مرحله از یک سفارش ترجمه يا ویرایش، يك ليست داشته باشيد و سفارشات خود را مديريت نماييد. این برنامه امكان انجام يك برنامه‌ریزی دقیق برای سفارشات ترجمه را می‌دهد.